Elementos de Secretariado

EL PAPEL DE LA SECRETARIA EN LA EMPRESA MODERNA

La palabra secretaria se deriva del latín secretum, que significa secreto. En los siglos pasados se usó casi siempre en masculino, tal como hoy la usamos al referirnos al secretario de Gobernación y al secretario de educación pública. Evoca de inmediato temas tales como los tratados internacionales, los archivos privados, las reuniones de altos funcionarios, los tribunales secretos, etc.

Actualmente la palabra evoca otro mundo de cosas: se aplica más bien a una dama que redacta cartas, maneja el teléfono, escribe a máquina, prepara actas, archiva documentos, llena formatos, reserva boletos de avión y cuartos de hotel, organiza viajes, y otras tareas por el estilo.

No cabe duda, es un mundo nuevo, que ha ido surgiendo en la sociedad industrializada. La secretaria es probablemente el símbolo más universal de la presencia de la mujer en este mundo de los negocios. Aporta a esa esfera tradicionalmente masculina, el calor, la intuición y la elegancia propios del sexo femenino, contribuyendo para hacer de la empresa moderna una comunidad humanizada. Se involucra en ella misma, el devenir histórico y participa muy de cerca en el desarrollo tecnológico, económico y cultural de la sociedad moderna.

Nos atrevemos a decir que el haber inventado este modo de presencia femenina fue genial, tal como fue una genialidad hace 120 años la idea de Florence Nigthingele de llevar a la mujer a los ejércitos y a los campos de batalla, en la modalidad de la enfermera castrense.

Por otra parte, es frecuente que la secretaria sea la primera imagen de la institución hacia los de afuera: tanto para los que acuden a ella, como también para los que permanecen lejos, para estos últimos a través de la correspondencia y del teléfono.

La figura de la secretaria sigue evolucionando, como sigue evolucionando la empresa; y no sabemos especificar hasta que punto dicha evolución se deba a ella. Cada día es más trascendental dentro de la sociedad moderna el papel de la empresa y parece ser que cada día es más importante la secretaria en la empresa. La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora, como ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.

Ser secretaria es una profesión más que un oficio, mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto, y muchísimo más que un pasatiempo. Es un cargo importante; no por nada los periódicos de todos los días y en todas partes solicitan un buen número de secretarias altamente calificadas.

Los contextos de desempeño de este cargo son diferentes y polifacéticos: una cosa es la secretaria en una grande transnacional; otra en una oficina de la administración pública; otra en un pequeño taller de imprenta; otra en el consultorio de un dentista en un pueblito de 10,000 habitantes.

Todas las secretarias del momento presente dan forma a la imagen social de la secretaria y les toca también construir su propio puesto, como quien dice, modelarlo y animarlo. Si la gran mayoría de las secretarias se desempeñan con inteligencia y con responsabilidad, ellas mismas habrán dado categoría social a su puesto.

Misión de la secretaria

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.

  

Perfil de la secretaria

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

- Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
- Excelente redacción y ortografía.
- Facilidad de expresión verbal y escrita.
- Persona proactiva y organizada. 
- Facilidad para interactuar en grupos.
- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempeñarse eficientemente en su Área.
- Aptitudes para la Organización.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinámica  entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.

Funciones de una secretaria

- Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
- Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.
- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
- Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.
- Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
- Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.
- Mejora y aprendizaje continuo.

Desempeño secretarial

Para ser competente en el ámbito laboral como una buena secretaria, debo estar siempre bien presentada puesto que soy la imagen principal ser una persona de buen tacto para hacer lo debido en el momento adecuado con cortesía y amabilidad.

La excelente ortografía y buena redacción son indispensables al desempeñar este cargo al igual que la facilidad de expresión verbal y escrita pues siempre vamos a estar en contacto con personas que esperan una buena atención, siendo proactiva y organizada para así fácilmente interactuar en grupo.

Brindar apoyo a todos los departamentos es una forma de estar al tanto de todo lo que pasa en una empresa y así manejar una buena relación interpersonal. Para tener un buen desempeño se debe ser eficiente en el cargo a ejercer implicando la facultad y la habilidad para trabajar bajo presión.

Cualidades de una secretaria

La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto o escalar de posición en una organización y mucho más que un pasatiempo. Sin lugar a dudas el cargo de secretaria de la empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad; no por nada todos los días vemos nuevos anuncios solicitando un buen número de secretarias cualificadas.

Discreción

Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, además de todo lo que pasa por tus manos. La discreción también es aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.

Puntualidad

Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo sino también a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.

Paciencia

Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jamás ha dado buenos resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera. Si eres de carácter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ellos.

Organización

Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma. Por un parte esto significa que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has comprometido pero también significa no adquirir compromisos que no se pueden cumplir o advertirlo.

Lealtad

La lealtad es otra de las características indispensable para el cargo. Sin embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y las malas, o dedicarse a pesar de…
Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no las revelamos, defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros.
También, abarca la dedicación al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa tenga éxito en sus emprendimientos y trabajar para ello.

Tacto

Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la persona está satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar responsabilizarse. Por ejemplo: Un cheque no está firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejamos la situación.

Responsabilidad

La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.

Conclusión

Siempre recuerda que tú misma serás quien, desempeñando tu cargo con responsabilidad e inteligencia, le dará categoría e importancia a tu puesto. Si conocemos nuestros defectos podemos llegar a corregirlos. Si eres nerviosa puedes intentar frenar tus impulsos y no dejarte llevar por ellos. Una secretaria debe intentar mejorar siempre sus aptitudes y si tenemos habilidad para una determinada faceta, explotarla.

Definición De Una Secretaria de Dirección

Una secretaria de dirección es la mano derecha del jefe y debe convertirse en su enlace con el resto del mundo. Por ella han de pasar los empleados y las personas ajenas a la empresa que se dirijan al director.

Tienen que ocuparse de labores propias de las secretarias, como la agenda de su superior, la organización de viajes de negocios, las actas de las reuniones, la correspondencia, el archivo de documentos o la preparación de presentaciones.

Pero también deben hacerse cargo de otras funciones de carácter ejecutivo que el jefe suele delegar en ellas, aunque el tipo y la cantidad de tareas encomendadas varían en cada empresa. Se trata de una profesión mayoritariamente ejercida por mujeres, que ocupan el 90% de los puestos de secretaria en la empresa privada.

LOS SIETE PECADOS CAPITALES DE LA SECRETARIA

La secretaria tiene actualmente una importancia vital en todos los medios de trabajo: Tanto en situaciones públicas como en privadas.

Cada día la secretaria influye con actitud e inclusive con su sola presencia para crear una empresa. 

Si bien es cierto que hay excelentes secretarias, también debemos reconocer que existen otras que no pueden ni podrán considerarse, como buenos elementos.

Veamos las siete debilidades mas frecuentes de algunas secretarias

Si usted esta decidida a superarse profesionalmente evite caer en los siguientes errores:

• 1.    Apariencia descuidada

• 2.    Banquetes en la hora de trabajo

• 3.    Abuzo del teléfono

• 4.    Indiscreción

• 5.    Descortesía

• 6.    Murmuración

• 7.    Actividades fuera de la agenda de trabajo

EXCUSAS QUE LA SECRETARIA DEBE EVITAR

•        No creí que fuera tan importante
•        Siempre lo hemos hecho así
•        No sabia que era urgente
•        Tengo tanto trabajo que no he podido archivarlo
•        Eso no me corresponde a mi
•        Nadie me dijo que lo hiciera
•        Se me olvido
•        Estoy esperando que me lo autoricen
•        Lo entregue pero no me acuerdo a quien
•        Espera que llega y se lo pregunta
•        Te lo había dicho:
•        Pa mañana se lo tengo
•        Ese es su trabajo no el mío
•        Mi trabajo no es ese.

CLASIFICACIÓN DE LOS TEMAS SECRETARIALES

Las tareas que realizan las secretarias se clasifican de la siguiente  manera.

·         COTIDIANAS: Se refieren a la apertura y clasificación de la correspondencia manejo de la red telefónica solo para uso exclusivo de la empresa, planeación permanente de la agenda personal y del jefe diaria y semanal

·         PERIODICAS: Se refiere a la organización de reuniones del personal de los diferentes departamentos de la  empresa y ser la interlocutora en el proceso de comunicación de la empresa

·         OCACIONALES: Preparar y reservar viajes, hoteles, visados.

LOS DOCUMENTOS COMERCIALES 

son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

•  En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones. 

•  Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio 

•  Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones. 

•  Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. 
  
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Si desea saber cuales son los documentos comerciales de clic aquí  www.monografias.com/trabajos11/docucom/docucom.shtml

Etiqueta y protocolo

Etiqueta

Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes. Acto ceremonial y solemne que se observa en los palacios y sitios públicos.

Protocolo
Viene del griego protocollum y significa ¨ orden¨. Elemento de orden creado para evitar problemas y resolver divergencias que surgen constantemente del encuentro de las vanidades humanas.

Diplomacia
Es el uso de la inteligencia y el tacto en las relaciones entre las personas y las naciones. Es el arte de la cortesía.

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